Onnistuneen tilahaun askelmerkit
Onko muutto mielessä? Mietityttääkö tilantarve? Ota yhteyttä!
Toimistoja tarvitaan yhä, mutta odotukset ovat muuttuneet
Kuluneen vuoden aikana toimistoista on puhuttu ja kirjoitettu kenties enemmän kuin koskaan. Poikkeustilan pitkittyessä etätyön hohto on himmennyt, ja yhä useammat odottavat työkavereidensa tapaamista samalla innolla kuin lapsi ensimmäistä koulupäiväänsä syksyllä. On oivallettu, että toimistoja tarvitaan edelleen. Ihminen on sosiaalinen olento, eikä kaikkia asioita voida tai haluta tehdä etänä.
Digitalisaation käynnistämä ja koronaepidemian kiihdyttämä murros tietotyön tekemisen tavoissa on kuitenkin saanut monet yritykset pohtimaan työympäristönsä tulevaisuutta. Etätyöskentely on osoittanut, että harva tehtävä on paikkasidonnainen, ja odotukset toimistoja kohtaan ovat muuttuneet. Toimitilan koon ja ominaisuuksien määrittely ei ole enää pelkkää matematiikkaa.
Määrä ei korvaa laatua
Toimitilahanke tuleekin aloittaa aina huolellisella tarvemäärittelyllä. Lähtötiedoiksi tarvitaan ainakin henkilömäärä ja ennuste, paljonko organisaatio kaipaa kasvunvaraa. Etätyöinnokkuus ja -käytännöt puolestaan auttavat mallintamaan toimiston tulevaa käyttöastetta. Myös tiimien erilaiset tarpeet, tehtävien luonne ja yrityskulttuuri määrittävät, kuinka työpisteiden ja vetäytymistilojen määrät suhteutuvat päälukuun ja sijoitutaanko omiin huoneisiin, avotoimistoon vai monitilaympäristöön.
Lisäksi pitää miettiä, tarvitaanko edustavia asiakastiloja tai suuria koulutushuoneita, vaatiiko toiminta teknisiä erikoistiloja, halutaanko toimiston yhteyteen jumppanurkkaa tai saunaosastoa, sekä millä välineillä työmatkat yleensä taitetaan. Ennakkoarviot tarvittavasta pinta-alasta ja tavoitellusta tilatehokkuudesta ovat kivoja vertailuarvoja, mutta niitä ei pitäisi lyödä lukkoon ennen kuin on tutkittu, mitä tilaohjelmassa jää viivan alle kaikki muuttujat huomioiden.
Monimutkaista yhtälöä ratkomaan kannattaa ottaa avuksi osaava työympäristökonsultti. Organisaation nykyisiä ja tulevia tarpeita kartoitetaan esimerkiksi tapaamalla johtoa ja muita avainhenkilöitä, järjestämällä työpajoja tai haastatteluita, sekä henkilöstökyselyin ja käyttöastemittauksin. Kun läksyt on tehty huolella, voidaan itse tilahakuprosessissa säästää aikaa ja välttyä monelta kompastuskiveltä. Samalla varmistutaan, että myös johdon oma tahtotila on selkeä ja tarkoin punnittu.
Tarvemäärittelyn tärkeimpiä tuotoksia ovat yrityksen yksilöllisiin tarpeisiin räätälöity tilaohjelma ja mm. teknisiä vaatimuksia tarkemmin sanallistava laatutasokuvaus. Asiakirjat on hyvä lisätä tarjouspyynnön liitteiksi, jolloin saadut vuokratarjoukset ovat täsmällisempiä ja yhteismitallisempia. Erillinen poikkeamalomake nostaa selkeästi esiin tarjottujen vaihtoehtojen laadulliset erot. Vuokrasopimuksen liitteinä tarvemääritysdokumentit varmistavat vielä myöhemminkin, ettei sovitusta tasosta tingitä.
Kuka pitää puoliasi?
Etenkin silloin, kun yritykseltä ei löydy omasta takaa kattavaa kiinteistöalan osaamista, kannattaa myös projektinjohto ja tilahaku antaa kokeneiden neuvonantajien hoidettavaksi. Rakkaalla lapsella on monta nimeä: Vuokralaisedustus, Corporate Solutions, Tenant Representation, TenRep… Yhtä kaikki, palvelu valjastaa vuokralaisen käyttöön ammattilaisten laajat kontaktit ja puolueettoman markkinatiedon. Vuokralaisedustus ei ole vain välitystä, vaan myös välittämistä.
Kun tarpeet on kartoitettu, pitkät ja lyhyet listat laadittu ja verkot heitetty vesille, on aika lajitella saalis. Kohteita ja tarjouksia tulee vertailla paitsi kustannusmielessä, myös teknisestä ja laadullisesta näkökulmasta. Tässä kohtaa onkin parasta kääntyä jälleen myös tarvemäärittelyä tehneiden puoleen. Tarjousyhteenveto, ehdotusten pisteytys sekä asiantuntijoiden kommentit auttavat seulomaan pois soveltumattomat kohteet ja antavat eväitä jatkoneuvotteluihin.
Kun toimitilamarkkinassa (neuv)otellaan vuokrasopimuksen ehdoista, on kiinteistön omistajalla yleensä kokemuksen ja resurssien tuoma etulyöntiasema. Tilaa etsivä käyttäjä taas on asialla ehkä ensi kertaa tai vain kymmenen vuoden välein. Silloin on lopputuloksen kannalta ratkaisevaa, minkälaisia tukijoukkoja vuokralaisen kulmauksesta löytyy. Vahvimmillaan tiimissä on välittäjän lisäksi myös oma tilasuunnittelija sekä tekninen neuvonantaja valmentamassa, sparraamassa ja etuja valvomassa.
Lisätietoja:
