Riippuu keneltä kysyy – osallistavat menetelmät toimitilahankkeessa
onko muutto mielessä? Mietityttääkö tilantarve? Ota yhteyttä!
Ne ajat, jolloin toimiston muutto talosta toiseen oli henkilöstölle pelkkä ilmoitusasia, ovat ohi. Samoin ajat, jolloin ihmiset vain ilmestyivät paikalle päivästä toiseen, koska niin oli tapana ja odotettiin. Viimeistään koronapandemian liikkeelle potkaisema etätyöloikka on tehnyt selväksi, että tietotyötä voi tehdä tehokkaasti, turvallisesti ja mukavasti muuallakin kuin konttorilla. Ajankohtainen kysymys kuuluukin: Miten työntekijät saadaan houkuteltua takaisin toimistolle?
Sitä kannattaa kysyä heiltä itseltään. Olipa tähtäimessä sitten nykyisen työympäristön kehittäminen tai kokonaan uusi toimitila, kannattaa henkilöstö ottaa mukaan heti hankkeen alkuvaiheessa. Osallistaminen on olennainen osa sujuvaa muutoksen läpivientiä, muutosjohtamista ja sisäistä viestintää. Se tarjoaa myös korvaamatonta ensi käden tietoa tiloihin kohdistuvista tarpeista ja käyttäjien kokemuksista. Parhaimmillaan toimintaa ja tiloja kehitetään käsi kädessä.
Muutosprosessi on hyvä aloittaa koko henkilöstöä koskevalla kyselyllä. Se antaa selkeän käsityksen työyhteisön rakenteesta, eri käyttäjäryhmien tehtävien luonteesta ja vaatimuksista sekä nykyisten tilojen soveltuvuudesta niihin. Avoimista vastauksista saadaan tarkempaa tietoa työympäristön vahvuuksista ja heikkouksista sekä parannusehdotuksia ja ideoita uuteen. Samalla mitataan pulssi työntekijöiden tunteista ja asenteista muutosta kohtaan.
Kyselyn tulokset auttavat lisäksi ennustamaan toimiston tulevaa käyttöastetta, jolla on ratkaiseva vaikutus tilakokoon ja suunnitteluratkaisuihin. On myös tärkeää koota näkemyksiä siitä, miltä yksiköt, yrityskulttuuri ja työnteko tulevaisuudessa näyttävät.
Henkilöstökyselyn jälkeen onkin syytä käynnistää avoin dialogi aiheesta. Tarkentavat haastattelut ovat oiva tapa täsmentää tuloksia yhdessä, ryhmässä keskustellen fasilitaattorin johdolla. Tulevaisuuden ratkaisuja tulisi miettiä moniulotteisesti niin yksilön ja tiimien kuin koko työyhteisön kannalta.
Haastateltaviksi kannattaa valita mahdollisimman monipuolinen osallistujakunta, jossa ovat edustettuina eri yksiköt, miehet ja naiset, eri-ikäiset ja -luonteiset, pitkään talossa olleet ja vastatulleet työntekijät. Näkökulmien rikkaus varmistaa, että erilaiset arvot, kokemukset, huolet ja toiveet tiedostetaan ja huomioidaan. Myös muutosprosessin sujuvuudelle on eduksi, että kaikki ryhmät kokevat tulleensa kuulluksi.
Joskus johdon omakin tahtotila kaipaa kirkastamista, kun huomataan ettei tilakysymys olekaan ihan yksinkertainen. Silloin voi olla hyödyllistä kokoontua vaikkapa työpajan merkeissä pohtimaan, kuinka työympäristö parhaiten tukisi organisaation strategisten tavoitteiden toteutumista. Onnistunut toimitilamuutos vaatii myös työkulttuurin kehittämistä, johon voidaan niin ikään kerätä eväitä ohjattujen työpajojen kautta.
”Työympäristömuutos on helpommin sanottu kuin tehty. Johdon yksimielisyys, päätöksentekokyky ja rohkeus ovat avainasemassa asetetun tahtotilan saavuttamisessa”, kertoo sisustusarkkitehti Sofia Jakas, joka vastaa JLL:n työympäristöpalveluista. ”Yrityksen johto voi joko lisätä työntekijöiden sitoutuneisuutta, tai murtaa sen. Johdon tulisi toimia suunnannäyttäjinä jatkuvan muutoksen keskellä, jotta uuden työympäristöstrategian toteutumiselle olisi parhaat edellytykset. On tärkeää, että ihmiset ovat tietoisia ja mukana muutosmatkassa.”
Henkilöstön kuunteleminen on nyt entistä tähdellisempää, sillä etätyöaika on muuttanut monen odotuksia ja käsityksiä hyvästä työympäristöstä ja työnteon tavoista tulevaisuudessa. Aiempi kiintymys omaa nimettyä työpistettä kohtaan on hiipunut, kun on huomattu homman toimivan toisaallakin, ehkä jopa paremmin. Joillekin koti on tarjonnut rauhan keskittymistä vaativaan työhön, tai etäpalaveri mökkiterassilla tuonut uudenlaista iloa ja hyvinvointia arkeen.
Toisaalta erilaiset keittiönpöytäkonttorit ja kirjapinojen päälle viritetyt seisomatyöpisteet ovat kipeästi havainnollistaneet hyvän työskentelyergonomian tärkeyttä. Toimiston merkitys sosiaalisena kohtaamispaikkana sekä tiimityön ja ideoiden rikastamona nosti päätään jo ennen poikkeusoloja, ja tulee jatkossa entisestään korostumaan. Pakollisen aikalisän jälkeen monessa työyhteisössä olisi hyvä vaihde ja jopa tilausta muutokselle.
Lisätietoja: